はじめてのオフラインイベント運営
みなさんこんにちは！mablers_JP運営のhonaminです。 こちらはmabl Advent Calendar 2023 22日目の記事です。
前回はhacomonoのモーリーさんの記事です！すんばらしい運用記事なのでこちらもぜひお読みください😚
去る2023/12/21にmablers_JPの初！オフラインミートアップを行うことができました…！ たくさんの方にご協力いただき、よちよち歩きながら問題なく終えることができてまずはほっとしております。そんなオフラインイベントでやったこと、学んだこと、失敗したことなどを書いていこうと思います。もしもこの先オフラインイベントを開きたい！と思っている方がいましたら参考になると幸いです。
開催前のこと
無料の会場探し
コミュニティーという特性上、有料の会場は避けたい（有料だと費用捻出せねばならず、イベント自体も有料にする必要がある）ため、無料で会場を提供していただける場所を探す必要がありました。mablers_JPのサポートメンバーの皆様に場所の協力を仰いだところ、メンバーのひとりのRokuさんがうちの会社が使えるかも…！とすぐに名乗り出ていただけました！結果として株式会社ビットキー様に会場スポンサーをしていただけることになりました😭感謝〜
メインのコンテンツの構成
オンラインのイベントでは通常1コマ分のご登壇枠としているのですが、せっかくのオフラインイベントなので2コマ分のご登壇枠としました。mabl Inc.の木島さんと株式会社ヘンリーのsumirenさんにご登壇をお願いしました。mabl側とユーザー側の情報が得られたので結果としてバランスは良かったのかなって思っています😚
2回の会場打ち合わせとオンライン配信の断念
株式会社ビットキー様へは事前に2度訪問させていただきました。1度目は企画の趣旨説明と会場の下見に、2度目はオンライン配信ができるかどうかの見極めに。結果として持ち合わせの機材的にリアルタイムのオンライン配信は断念した方が無難だろうという結論に至りました。アーカイブ用に動画は残しているので、公開する予定です！お楽しみに！
会場提供者、登壇者からのご提案
スポンサー各社からの会社紹介枠や、イベント最後のask the speaker timeは株式会社ビットキー様とsumirenさんにご提案いただいて盛り込んだ内容です。この枠のおかげでとてもオフラインイベント味（？）が増したと思っています！一緒に考えられてる感、ありがたい！
当日スタッフの手配
オンラインと違って、オフラインは受付、会場案内など、オンラインでは必要のない係がいくつか必要です。当日スタッフの募集をかけたところ、mablers_JPのサポートメンバーである城本さん、増原さん、cazさんがこころよく手を挙げてくれました！感謝😭
芳しくない集客
まだまだ弱小コミュニティーということもあり、集客は苦戦しました。結果的に20名ほどご参加いただき、とても感謝です！し、初めての運営だったこともあり、これくらいの規模感で良かったなーとも思います。来年は倍になりたい！
開催当日のこと
会場の設備や配置は事前に確認しておくべし
事前確認とロケハンを2回もしてはいたのですが、当日が近づくにつれて「あーあれも確認しておけば良かった」と思うものが増えました。具体的には以下のようなことは事前に確認しておくと良さそうです。
- ミートアップ会場の情報
- お手洗いと自販機の位置（ご参加の方へのアナウンス用）
- 立ち入り禁止区画
- 駐車場有無、終了時間
- 写真撮影可否
- 機材
- スライドの投影方法、プロジェクターとの接続、音声チェック（動画も流せるか）
- オンライン配信の可否
- 近くの飲み屋（打ち上げ用🍻）
登壇者のネット接続確認は事前にすべし
木島さんのPCにトラブルがあったこともあり、事前のチェックがあまくなってしまいました。登壇リハの時にもうちょいしっかり見ておけば良かったと反省。けど、木島さんの滝汗を近くで見れたのはちょっと面白かったです（すみません😘）。
全体統括とイベント司会者はわけるべし
今回は私が全体進行もしつつ、司会もしつつ、という役割だったわけですが、全体統括は何かトラブルがあった際などすぐに動けた方がいいので、ここは分けたほうが良さそうだなーと思いました。個人的に外野から写真をたくさん撮っている方が好きなので、特性もあるのかもしれませんw
まとめ
はじめてオフラインイベントを開催してみたわけですが、会場さえ決まってしまえば思っていたよりもお手軽にできるなぁというのが感想でした！かかる時間よりも、直接話を聞けたり、交流できる時間がとてもいいなと思いました…！来年は2回くらいできるかな？2年間で3回位は目指したい！最後に、mabl Inc.のIzzyからサプライズメッセージをいただきましたので、みなさまにも共有したいと思います。happy new year~🥳
Special Thanks
hama san
今年も一緒にmablers_JPを運営してくれて本当にありがとうございました！hamaさんの圧倒的フォロー力にいつも驚いています。ファシリも天才的。マジでなんでもできるマルチプレイヤー。たまに押しの強さを見せてくるところがまたいい。
おだしょー san
撮影、カメラの手配ありがとうございました😭おだしょーさんがいなければmablers_JPは回らなかったと思います。。。コミュニティーの鬼。いや、むしろおだしょーさん自身がコミュニティーなのかもしれない（？）
まこと san
ほぼ月1回のめいぶるカフェに素敵な資料とデモを提供してくれてありがとうございました！話術も最高。いつもmablers_JPのことを褒めてくれてありがとうございます！
ますはら san
会場係ありがとうございました！ミートアップお手伝いもいち早くお返事くださったり、ご登壇も快く引き受けてくださったり。そして顔も広い。兄貴的存在。
しろもと san
受付係ありがとうございました！いつもイベントに参加してくれて、かつTwitterでつぶやいてくれて、神。ご登壇でも大変お世話になりました！
sumiren san
ご登壇ありがとうございました！「バリュー出せてなくてすみません」と言いつつ（そんなことない）、決めるところでバチっと決めてくれるsumirenさん。集客あまり芳しくなくて、採用には寄与できず申し訳なし。1人目QAになるならヘンリーさん推してます！（これはマジ）ご興味ある方ぜひ・・・！
caz san
会場係ありがとうございました！エレベーターホールのところで素晴らしい会場係っぷり（？）をかましていたcazさん。週末のWACATEも頑張って！
Roku san
会場スポンサー、受付係ありがとうございました！Rokuさんが会場周りの手配を全て引き受けてくださったのでオフラインミートアップを開くことができました😭今回一番の功績者だと思います。頭が上がりません。。。今度あめちゃんあげます。
izzy san
Thanks for your message! We are very happy that you always take care of us! You are very kind person😘 See you again next year~~~
ビットキーの皆さん
会場スポンサーというだけでなく、イベント内容の提案だったり、当日会場のサポートまでしてくださり本当にありがとうございました😭次回はもっと大人数でお邪魔できるように頑張ります！
参加してくれた皆さん
色々と至らないところも多かったのですが、わざわざイベントに足を運んでくださりありがとうございました！初めましての方も多く、とても嬉しかったです😭これからもよろしくお願いします！
